Cómo conectar WhatsApp Business e importar contactos en PADMA

PADMA puede vincularse con tu cuenta de WhatsApp Business para mostrar tus contactos y conversaciones recientes dentro del CRM. Desde allí podés importar contactos de forma individual o activar una importación automática diaria.

Importante: esta integración no utiliza la API oficial de WhatsApp Business. Se conecta mediante la función Dispositivos vinculados de WhatsApp. Aunque vas a poder seguir usando WhatsApp normalmente en tu teléfono, este tipo de conexión puede ocasionar el bloqueo del número. Usala solamente si comprendés y aceptás ese riesgo.

Antes de empezar

Necesitás:

• Tener acceso a la cuenta de WhatsApp Business que querés vincular.
• Tener el teléfono a mano para escanear un código QR.
• Contar con permiso para administrar la integración de WhatsApp en PADMA.
• Elegir, preferentemente, un número institucional y no un número personal.

Cómo conectar WhatsApp Business con PADMA

1. En PADMA, ingresá a Integraciones.
2. Buscá la opción WhatsApp y abrí su configuración.
3. Leé la advertencia y marcá Acepto los riesgos.
4. Presioná Conectar WhatsApp.
5. PADMA mostrará un código QR.
6. En tu teléfono, abrí WhatsApp Business y entrá en Dispositivos vinculados. Según tu teléfono, esta opción puede estar dentro del menú o de Configuración/Ajustes.
7. Elegí Vincular un dispositivo y escaneá el código QR que aparece en PADMA.
8. Esperá hasta ver el mensaje Conectado a WhatsApp.
9. Presioná Ver contactos.

El código QR se renueva automáticamente. Si vence antes de que puedas escanearlo, esperá unos segundos y utilizá el nuevo código.

Cómo importar un contacto manualmente

En Contactos de WhatsApp vas a encontrar los contactos disponibles en la cuenta vinculada.

1. Marcá nuevamente Acepto los riesgos para habilitar las opciones de importación.
2. Si lo necesitás, abrí una conversación para revisar los mensajes recientes y las etiquetas que ese contacto tiene en WhatsApp.
3. Revisá o completá el nombre, el correo electrónico, el coeficiente y el método de marketing.
4. Presioná Importar.

PADMA intentará primero encontrar una ficha existente usando el número de teléfono, el correo electrónico o una vinculación previa con WhatsApp. Si la encuentra, vinculará la conversación con esa ficha. Si no encuentra una coincidencia, creará un nuevo contacto con estado Prospecto.

Los contactos ya vinculados aparecen con la etiqueta Vinculado. También podés activar Ocultar contactos vinculados para concentrarte en los que todavía faltan importar.

Cómo importar las conversaciones recientes

Si querés incorporar varios contactos de una vez, podés usar Importar conversaciones recientes.

Esta opción:

• Revisa contactos que hayan tenido actividad durante los últimos 30 días.
• No importa grupos ni el número propio de la cuenta.
• Trabaja en segundo plano, por lo que podés seguir usando PADMA.
• Evita iniciar otra importación igual mientras haya una en curso.
• Después de una importación completa, continúa desde el último punto procesado en lugar de volver a revisar todo el período.

Mientras el proceso esté pendiente o ejecutándose, vas a ver el mensaje Importación en curso.

Cómo activar la importación automática

1. Entrá en Contactos de WhatsApp.
2. Marcá Acepto los riesgos.
3. Presioná Activar auto-importación.

A partir de ese momento, PADMA programará una importación de conversaciones recientes una vez por día, en un horario variable. No es necesario dejar abierta la pantalla de contactos.

Mientras la importación automática esté activa, el botón de importación manual de conversaciones recientes no se mostrará. Si querés detener las próximas ejecuciones, presioná Desactivar auto-importación. Desactivarla no elimina los contactos ni la información que ya se haya importado.

La sesión de WhatsApp debe continuar conectada para que las importaciones puedan completarse. Si PADMA informa que está desconectada, volvé a la pantalla de WhatsApp y vinculá la cuenta nuevamente.

Qué información puede guardar PADMA

Según la información disponible en WhatsApp y en la conversación, PADMA puede guardar o completar:

• Nombre y apellido.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico escrito por el contacto en la conversación.
• Foto de perfil, cuando está disponible.
• La vinculación entre la ficha de PADMA y el contacto de WhatsApp.
• Una comunicación que indica que el contacto llegó por WhatsApp, con la fecha del primer mensaje recibido en la conversación importada.
• Un extracto reciente de la conversación: se guardan como texto los mensajes recibidos; los mensajes enviados por la escuela aparecen resumidos como (…).
• Una breve síntesis de intereses y experiencia previa.
• Datos faltantes como nombre, apellido o edad estimada, cuando la conversación ofrece información suficiente.
• Una estimación de género basada en el nombre, cuando corresponde.

Para completar el perfil, PADMA puede analizar el contenido de la conversación. PADMA procura completar campos vacíos y conserva las observaciones manuales que ya existan.

Las etiquetas de WhatsApp pueden verse al abrir la conversación desde esta pantalla, pero no se agregan automáticamente como etiquetas de PADMA.

Qué no hace la importación automática

• No importa grupos.
• No importa todos los contactos de la agenda: toma los que tuvieron conversación o actividad reciente.
• No reemplaza automáticamente datos correctos que ya están completos.
• No elimina contactos ni conversaciones de WhatsApp.
• No envía mensajes desde PADMA.
• No funciona si la sesión vinculada está desconectada.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden crear contactos duplicados?

PADMA intenta vincular cada conversación con una ficha existente por WhatsApp, teléfono o correo electrónico antes de crear un contacto. También evita registrar dos veces la misma comunicación importada. Aun así, conviene revisar periódicamente los posibles duplicados, especialmente si una persona usa números o correos diferentes.

¿Puedo seguir usando WhatsApp Business en el teléfono?

Sí. La conexión se realiza como un dispositivo vinculado, por lo que podés seguir utilizando la aplicación en el teléfono.

¿Qué pasa si cierro la sesión?

Si elegís Cerrar sesión en PADMA, la vinculación se elimina y vas a necesitar escanear un nuevo código QR para conectarla otra vez.

¿Puedo corregir los datos después?

Sí. Los contactos importados son fichas normales de PADMA: podés abrirlas y corregir o completar su información cuando lo necesites.